国际货运操作流程详解

2014-04-21 15:50:15 来源:中国大蒜网 【 】 浏览:2407次 评论:0
  一、接受货主询价   1、 海运询价:   ① 需掌握发货港至各大洲,各大航线常用的,及货主常需服务的港口,价格;   ② 主要船公司船期信息;   ③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息,如货名,危险级别等。(水路危规)   2、 陆运询价:(人民币费用)   ① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;   ② 各港区装箱价格;   ③ 报关费、商检、动植检收费标准。   3、 不能及时提供的,需请顾客留下电话、姓氏等联系要素,以便在尽可能短的时间内回复货主。   二、接单(接受货主委托)   接受货主委托后(一般为传真件)需明确的重点信息:   1、 船期、件数   2、 箱型、箱量   3、 毛重   4、 体积   各项型最大体积为:( 长*宽*高 ) 可装体积,可装重量   1×20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT   1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT   1×40HC=76CBM 12*2.7*2.38   1×45GP=86CBM   (注:GP general purpose 普通箱;CBM cubic meter 立方米;MT metric ton 公吨 ;HC high cubic 高箱 )   5、 付费条款、货主联系方法   6、 做箱情况,门到门还是内装   三、订舱   1、 缮制委托书(十联单);制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性,以减少后续过程的频繁更改。   2、 加盖公司订舱章订舱:   需提供订舱附件的(如船公司价格确认件),应一并备齐方能去订舱。   3、取得配舱回单,摘取船名、航次、提单号信息。   四、做箱   1、 门到门:   填妥装箱计划中:做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因,先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。   2、 内装:   填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因,先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。   3、取得两种做箱方法所得的装箱单(CLP)   五、报关(有时同时、有时先于做箱)   1、 了解常出口货物报关所需资料。   ① 需商检   ② 需配额   ③ 需许可证   ④ 需产地证   ⑤ 需提供商标授权、商标品名   ⑥ 出口香港地区货值超过$10万,其他地区超过$50万,核销时需提供结汇水单(复印件)   ⑦ 需提供商会核价章   2、 填妥船名航次,提单号,对应装箱单(packing list),发票,所显示的毛重净重,件数,包装种类,金额,体积,审核报关单的正确性(单证一致)。   3、 显示报关单所在货物的 "中文品名",对照海关编码大全,查阅商品编码,审核两者是否相符,按编码确定计量单位,并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。   4、备妥报关委托书,报关单,手册,发票,装箱单,核销单,配舱回单(十联单第五联以后),更改单(需要的话)和其他所需资料,于截关前一天通关。   5、 跟踪场站收据,确保配载上船。   6、凡是退关改配的,若其中有下个航次,出运仍然需要,诸如许可证,配额,商检,动植检之类的文件资料,退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达,以便(报运部)顺利抽回资料,重新利用。否则只会顺延船期,造成麻烦。   六、提单确认和修改   1、 问明顾客"提单"的发放形式:   ① 电放:   需顾客提供正本"电放保函"(留底),后出具公司"保函"到船公司电放。   ② 预借(如可行)   需顾客提供正本"预借保函"(留底),后出具公司"保函"到船公司预借。   ③ 倒签(如可行)   需顾客提供正本"倒签保函"(留底),后出具公司"保函"到船公司倒签。   *此种情况下,多半是签发HOUSE B/L.   ④ 分单:   应等船开以后3~4天(候舱单送达海关,以保证退税),再将一票关单拆成多票关单。   ⑤ 并单:   应等船开以后3~4天(候舱单送达海关,以保证退税),再将多票关单合成一票关单   ⑥ 异地放单:   须经船公司同意,并取得货主保函和异地接单之联系人,电话,传真,公司名,地址等资料方可放单。   2、依据原始资料,传真于货主确认,并根据回传确立提单正确内容。   七、签单   1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。   2、 是否需要手签。   八、航次费用结算   1、 海运费   ① 预付(FREIGHT PREPAID)   ② 到付(FREIGHT COLLECT)   2、 陆运费   ① 订舱   ② 报关(包括返关之前己经报关的费用)   ③ 做箱(内装/门到门)   ④ 其他应考虑的费用:   冲港费/冲关费   商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改   九、提单、发票发放(提单样本)   1、 货主自来取件的,需签收   2、通过EMS和快递送达的,应在"名址单",上标明诸如:"提单号"、"发票号"、"核销单号"、"许可证号"、"配额号"等要素以备日后查证   十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的"核销退税单"   十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:   l、报关数据正确、舱单不正确的   ① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件;   ② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉;   ③ 提单正本复印件两张;   ④ 装箱单(Container Load Plan)复印件;   ⑤ 更正单(三联、正本)。   2、短装(多报少出)、溢装(少报多出)   ① 船开5天(工作日)内没能及时更正的:   先交纳罚款金3000-5000;   货主重新提供的发票、装箱单(Packing list)   货主重新提供报关单   提单副本复印件(加盖"提单副本确认章")   ② 船开5天(工作日)内更改的   提单副本复印件(加盖"提单副本确认章")   正本、正确的报关单   1.客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。   2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice 给客户做正式报价。   3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。   4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。   5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按"出口合同审核表"的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。   6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。 6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。   7.验货 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。   8.制备基本文件。工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。   9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。   (以下是船务流程)   10.租船订仓: 10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。   11.安排拖柜: 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。   12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。   13.获得运输文件: 13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。   14.准备其他文件 14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。 14.2.FORMA原产地证书:FORMA 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。 14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。 14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。   15.交单: 15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。   16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。   17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助
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